SharePoint oder ELN: Das richtige Tool für den Job verwenden

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Was ist der Unterschied zwischen Microsoft SharePoint und einem Electronic Lab Notebook (ELN)? Während beide darauf ausgelegt sind, Daten zu speichern und auszutauschen und so die geschäftliche Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern, hat ein ELN den zusätzlichen Vorteil, dass es auf einzigartige Weise entwickelt wurde, um die Anforderungen der Arbeitsabläufe der wissenschaftlichen Gemeinschaft, die Anzeige von Informationen und die integrierte Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie z 21 CFR Teil 11.

Microsofts SharePoint ermöglicht den Zugriff, die Anzeige und Bearbeitung einer Vielzahl von Dokumenten durch mehrere Benutzer. Zu den Funktionen gehören die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen, Einchecken/Auschecken, Versionskontrolle, Dokumentenorganisation, Kontrolle von Systemberechtigungen und die Generierung von Warnmeldungen. Mit vertrauten Tools wie dem Web und Microsoft Office sind nur minimale Kenntnisse und Einstellungen erforderlich, um SharePoint zu verwenden.

Es gibt jedoch Probleme mit SharePoint. Bestimmte Features sind nur mit Office-Produkten verfügbar; sich stark auf Microsoft zu verlassen, schränkt die Auswahl an Webservern und Datenbankservern ein. Ohne umfangreiche Anpassungen ist SharePoint nicht in der Lage, die regulatorischen Anforderungen wissenschaftlicher Labore zu erfüllen. SharePoint indiziert nicht alle Inhalte, was die Suche nach allen relevanten Daten unmöglich macht. Daten können nicht vor geplanter oder Ad-hoc-Löschung bewahrt werden. Außerdem können Abfragen nicht alle Daten zurückgeben, und komplexe, wissenschaftlich aussagekräftige Abfragen können nicht generiert werden. Schließlich können die Kosten und Anforderungen für den Aufbau und die Anpassung eines solchen Systems das Budget einer Organisation bei weitem übersteigen.

Forschungseinrichtungen stehen häufig vor dieser Entscheidung. „Es einfach [was] keine Option für NAABB, komplexe Produktsuiten von Anbietern zu verwenden, die gezwungen sind, kundenspezifische Lösungen zu entwickeln. Wir wussten, dass die Konfiguration und Anpassung von LIMS oder CMS wie SharePoint oder Documentum zu kostspielig wäre“, sagte Meghan Starbuck, Direktorin für wirtschaftliche Nachhaltigkeit und Datenmanagement bei Danforth Labs. Starbuck leitete das ELN-Auswahlkomitee für NAABB, die vom DOE finanzierte Bio- Forschungskonsortium für Kraftstoffe.

ELNs bieten auch Mittel zum Unterbringen und Teilen von Informationen. Im Gegensatz zu SharePoint können ELNs jedoch experimentelle Daten erfassen und aufzeichnen. Die Datenstruktur in einem ELN ahmt die eines Experiments nach, das in einem typischen Laborbuch aus Papier beschrieben ist, einem Gerät, das ein ELN ersetzen soll. Weitere Unterschiede sind offensichtlich:

1. Alle Daten in einem ELN können vollständig durchsuchbar und abrufbar sein.
2. ELNs können problemlos konfiguriert werden, um die Anforderungen einer regulierten Umgebung wie Titel 21 CFR Teil 11 zu erfüllen.
3. Ein ELN sichert Daten, um unbeabsichtigtes Löschen zu verhindern.
4. Instrumentendaten können direkt in ELNs integriert werden.
5. ELNs können eigenständige Programme sein, ein Client-Server-Modell verwenden oder vollständig webbasiert sein.
6. Planungsoptionen sind für Aufgaben wie Gerätequalifizierung und studienbezogene Zeitpläne verfügbar.

Ein führendes ELN ist das E-WorkBook von IDBS. Es verfügt über eine generische ELN-Plattform, die den kontrollierten Datenaustausch zwischen Abteilungen, Standorten und externen Mitarbeitern fördert. Out-of-the-Box-Unterstützung wird für Microsoft® Office, Bildformate und Adobe® PDF bereitgestellt. Daten können mit einem Klick nach Microsoft Word exportiert werden. Es stehen leistungsstarke Such- und Abfragetools zur Verfügung. Daten können auf unterschiedliche Weise angezeigt werden, was sich erheblich auf die Entdeckungsentwicklung auswirkt. Seine elektronischen und digitalen Signaturen sind von SAFE-BioPharma, dem Signaturstandardisierungsgremium der pharmazeutischen Industrie, zertifiziert. IDBS bietet zusätzliche Produktmodule für Synthesechemie-Workflows und für das bioanalytische Datenmanagement (BioBook). Es gibt jedoch Plattformbeschränkungen. Zunächst wird nur eine Oracle-Datenbank unterstützt. Zweitens kann E-Workbook nicht auf Mac-Rechnern installiert werden.

Ein weiteres führendes ELN, das CERF von Rescentris, kann mit jeder Datenbank arbeiten und ist sowohl auf Mac- als auch auf Windows-Rechnern installierbar. CERF ist mit Microsoft Office-Dateitypen kompatibel und bietet weitere Vorteile:

1. Der sichere CERF-Server besteht aus einer Serveranwendung, einem Dateisystem mit Rohdaten und einer Referenzdatenbank. Durch die Trennung von Datenbank und Dateisystem wird CERF nicht langsamer, wenn sich Daten ansammeln. Daten im Dateisystem bleiben in ihren ursprünglichen, nativen Dateiformaten, was eine einfache Datenextraktion ermöglicht. Die Referenzdatenbank enthält nur Informationen zu Dateien, sodass sie selten eine Größe von 5-10 GB überschreitet.
2. Die CERF-Client-Software ist kostenlos; Organisationen zahlen nur pro Benutzer.
3. CERF hat einfache Implementierungsmodelle und Infrastrukturanforderungen und CERF erfordert nur minimale IT-Wartung.
4. CERF basiert auf offenen Industriestandards, einschließlich Semantic-Web-Technologien des W3C, wodurch Aktualisierungen veralteter Module und IT-Technologien sowie das Hinzufügen neuer leicht möglich sind.
5. Alle Elemente, von Tabellen, Bildunterschriften und Bildern bis hin zu Screenshots, Dokumenten und Sprachanmerkungen, können per Drag-and-Drop direkt in CERF verschoben werden, wodurch Metadaten, die sonst möglicherweise nicht durchsuchbar wären, Bedeutung und Vollständigkeit erhalten.
6. Metadaten werden automatisch generiert und jeder Datei und jedem Eintrag zugeordnet, sobald sie hinzugefügt werden.
7. Beziehungen zwischen Experimenten, Literatur und Dokumenten sowie die Entwicklung von Daten können verfolgt und angezeigt werden.
8. Die Änderung des Benutzerverhaltens wird minimiert, da CERF so funktioniert, wie es praktisch alle Workflows und bevorzugten Anwendungen bereits tun.

Sowohl SharePoint als auch ELNs haben ihre Vorteile. SharePoint ist mehr auf die Bedürfnisse der allgemeinen Geschäftswelt ausgerichtet, während ELNs eher auf die Bedürfnisse der wissenschaftlichen Gemeinschaft ausgerichtet sind. Es gibt auch einige ELNs, die auf einer SharePoint-Plattform aufgebaut sind; Für die meisten Forschungsorganisationen haben diese jedoch die gleichen Einschränkungen wie SharePoint selbst, insbesondere, dass es Wissenschaftlern ohne eine reichhaltige und interaktive Client-Anwendung nur begrenzt möglich ist, ihre eigenen Desktops und Anwendungen für die produktive Durchführung ihrer Arbeit zu nutzen. Stattdessen sind webbasierte Systeme als Berichtsumgebungen besser geeignet, um Daten hoch- oder herunterzuladen, die Wissenschaftler auf ihren Desktops verfasst oder gesammelt haben. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es viele ELNs gibt, aus denen ausgewählt werden kann, und Labore sollten Entscheidungen auf der Grundlage vieler Faktoren treffen, darunter Betriebssysteme, Arten von Forschung und Arbeitsabläufen sowie das erforderliche Maß an IT-Unterstützung. Zwei der führenden ELNs, die jeweils ihre eigenen Vorzüge haben, sind CERF und E-Workbook.

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Quelle von Isabel Fasciano